GESTIÓN DE PROYECTOS

MATERIAL "El Proyecto"

Espacio Curricular: Gestión de Proyectos

Profesor: Murúa Mario Fernando

Proyecto:

INTRODUCCIÓN

Toda acción que pretende lograr un efecto implica la necesidad de realizar un esfuerzo deliberado por introducir organización y racionalidad en lo que se lleva a cabo.

Para conseguir este propósito se ha ido perfeccionando diferentes procedimientos como: planificaciones, programaciones, pero evidentemente el más utilizado y utilizable en el campo social es la técnica de elaboración de proyectos.

En virtud de esto, nuestra tarea como alumnos en la cátedra “Proyecto y Gestión de Microemprendimientos”, será la de aprender a elaborar Proyectos.

En primer lugar, lo que debemos saber, es que no existe una normativa rígida, sino una serie de pautas que sirven para organizar las ideas, precisar los objetivos, establecer los cursos de acción, concretar una serie de actividades específicas en relación a los recursos y establecer criterios de evaluación.

Además se debe tener cuidado de no caer en un amontonamiento arbitrario de ideas y propuestas sin ninguna pauta de organización sistemática o pecar de un optimismo ingenuo, como si el solo hecho de elaborar un proyecto se lograra realizarlo.

Elaborar un proyecto es algo más que redactar un documento escrito, es pensar una manera de construir una parte del futuro, lo cual exige añadir una dosis de imaginación creativa.

DEFINICIÓN

En el lenguaje corriente, cuando hablamos de proyecto, aludimos al designio, propósito y pensamiento de hacer algo. En el sentido técnico el alcance es similar:

“Es un conjunto de actividades concretas, relacionadas y coordinadas entre si, que combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo”.

A modo de ampliar este concepto, podemos decir que siempre hará referencia a:

ü Un conjunto de actividades y acciones que se deben emprender.

ü Que no son actuaciones espontáneas, sino ordenadas y articuladas.

ü Que combinan la utilización de diferentes tipos de recursos.

ü Y se orientan a la consecución de un objetivo.

ü Se realiza en tiempo y espacio determinado.

ü Y se justifica por la existencia de una situación problemática.

ORGANIZANDO LA IDEA

No se elaboran planes, programas y proyectos para redactar documentos con “buenas intenciones”, sino para llevarlos a cabo.

Antes de desarrollar algunas ideas acerca del modo de lograr una mayor eficiencia y eficacia operativa, comenzaremos por organizar la mente de cara a la acción, y la mejor manera de hacerlo consiste en formular diez preguntas básicas y dar respuesta a cada una de ellas. He aquí estas preguntas fundamentales:

1.	¿Qué	se quiere hacer?	Naturaleza del proyecto
2.	¿Por qué	se quiere hacer?	Origen y Fundamentación
3.	¿Para qué	se quiere hacer?	Objetivos
4.	¿Cuánto	se quiere hacer?	Metas
5.	¿Dónde	se quiere hacer?	Localización física Cobertura espacial
6.	¿Cómo	se va a hacer?	Actividad y tareas Métodos y técnicas
7.	¿Cuándo	se va a hacer?	Calendarización o Cronograma
8.	¿A quienes	va dirigido?	Destinatarios o Beneficiarios
9.	¿Quiénes	lo van a hacer?	Recursos humanos
10.	¿Con qué	se va a hacer? se va a costear?	Recursos materiales Recursos financieros

PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO

J Denominación del Proyecto:

Esto se hace indicando, de una manera sintética y mediante un título, aquello que se quiere hacer. Además se puede hacer referencia a la institución u organismo responsable de la ejecución del proyecto.

El objetivo principal de la denominación es el de caracterizar en pocas palabras lo que quiere hacerse.

No hay que confundir el título del proyecto con el enunciado de un problema, por ejemplo “Falta de participación de los jóvenes”, ni considerar el titulo como equivalente a la solución del problema, por ejemplo “Proyecto de desarrollo integral de los jóvenes”, estos errores son bastante frecuentes.

Una mala denominación nos puede conducir a una formulación imprecisa o muy amplia de los objetivos.

J Naturaleza del Proyecto:

Para explicar la naturaleza de un proyecto es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto. Las que indicamos a continuación pueden ayudar a esta tarea:

ü Descripción del proyecto:

En este punto hay que realizar una referencia de lo que trata el proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar, no conviene que sea excesivamente extensa. Lo que se pretende es que la persona que desea conocer el proyecto pueda tener de entrada una idea clara y exacta acerca de lo fundamental del mismo.

ü Fundamentación o justificación:

En la Fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios y las razones que justifican la realización del mismo, esta etapa debe cumplir con dos requisitos para que sea completa y correcta:

1. Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución.

2. Hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver ese problema.

Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnóstico de situación. Otras veces se olvida incluir una evaluación que justifique por qué el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.

ü Marco Institucional:

Cuando se trate de un proyecto que se elabora dentro de una institución para ser presentado en la misma se puede obviar este paso, ya que la información pertinente sería conocida por todos. Sin embargo cuando el proyecto debe ser presentado para su eventual aprobación a otra institución u organismo, conviene dedicar especial atención a este punto.

En definitiva, lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será responsable de la planificación y ejecución del proyecto.

ü Objetivos:

Se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización. Conforman el elemento fundamental, ya que expresan los logros definidos que se busca alcanzar.

Ningún proyecto adquiere su significado pleno sino se produce una clara definición y explicación de los objetivos. La buena fortuna de los objetivos es garantía (no absoluta, por supuesto) de la elaborar un buen proyecto, ya que en torno al o los objetivos se de coherencia al conjunto de actividades.

A veces conviene hacer una distinción entre el objetivo principal o general y los objetivos específicos o complementarios.

1. El objetivo general: es el propósito central del proyecto.

2. Los objetivos específicos: son ulteriores especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar el objetivo general. De todos modos, hay que tener siempre presente que no es necesario formular objetivos de este tipo en todos los proyectos.

ü Beneficiarios:

Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos o los directamente favorecidos por la consecución de los objetivos y quines serán los beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto. Por ejemplo: si el objetivo es “Reforzar el servicio de educación de adultos”, los beneficiarios directos serán aquellos que constituyen el personal de dicho servicio, en cambio los beneficiarios indirectos serán las personas analfabetas a quienes beneficiará la mejora del servicio.

ü Localización física o cobertura espacial:

Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área en donde se ubicará, suele ser presentada a través de mapas y otros complementos gráficos. Por su parte la cobertura espacial indica el espacio físico o zona que cubrirá el proyecto.

En definitiva, de lo que se trata en este punto es de indicar el lugar en que se realizará el proyecto y la zona de influencia del mismo.

ü Actividades y tareas:

La ejecución de cualquier proyecto presupone la concreción de una serie de actividades. Ningún proyecto puede realizarse sin una sucesión de quehaceres.

En efecto, lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar de manera concreta y precisa, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

En este punto, se debe tener cuidado de no caer o limitarse a un simple listado de actividades y tareas. Sino más bien de establecer un curso o trayectoria que permita fijar la dinámica del proyecto para alcanzar los objetivos fijados.

ü Calendario de actividades:

Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la determinación de la duración de cada una de las actividades y a este ítem o aspecto es la que se denomina “Calendarización del proyecto”. Esto nos permitirá juzgar la factibilidad del proyecto, establecer si existe una distribución uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, etc.

Existen diferentes técnicas graficas de apoyo que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de las decencias operativas, el más conocido y el que estudiaremos nosotros es el “Diagrama de Gantt”. De fácil comprensión y de gran utilidad.

Por ejemplo: en un proyecto de “Rehabilitación y reinserción de las mujeres drogodependientes”, el diagrama podría ser el siguiente.

Actividades	A	M	J	J	A	S	O	N	D
Orientación a internas y familiares
Cursos para funcionarios
Esc. de educación para la salud
Terapias individuales y de apoyos
Detección de toxicidad en la orina
Grupos de discusión
Curso de fotografía
Curso de pintura y manualidades
Curso de cocina
Curso de corte y confección
Curso de informática

ü Determinación de los recursos materiales:

Todos los proyectos requiere para su realización una serie de recursos, que le permitirán, en concomitancia con las actividades, obtener el producto y lograr el objetivo inmediato; suele distinguirse cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros.

A veces puede ser útil llenar un cuadro como el siguiente:

Recursos	Humanos	Materiales	Técnicos	Financieros
Actividades

@ Humanos: esto supone especificar la cantidad de personal, las calificaciones requeridas y las funciones a realizar. Cuando la índole del proyecto así lo requiera hay que indicar la necesidad de capacitar.

@ Materiales: en este ítem se debe especificar con precisión cuáles son las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructuras físicas, etc. que se utilizarán para la ejecución del proyecto.

@ Técnicos: se establecen, además las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar, como en el caso de instrumentos computarizados u otras tecnologías modernas.

@ Financieros: Sobre la base de los cálculos de la ejecución se realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener y con ello se podrá establecer una estructura financiera del proyecto es decir “quién o qué financiará qué”.

Digamos por último y a modo de síntesis que hay que precisar la forma en que se irán obteniendo los recursos, ya que en un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho más que una declaración de buenos propósitos.

ü Indicadores de evaluación del proyecto

Los indicadores de evaluación son los instrumentos que permiten comprobar empíricamente y con cierta objetividad, la progresión hacia las metas propuestas.

Tan importante como las metas son los indicadores en un proyecto, ya que las metas como los objetivos siempre deben ser posibles de ser evaluados. Permitiendo esta situación observar la viabilidad del Proyecto.

Nota: los contenidos y el lineamiento expuesto en el presente texto no deben ser entendidos como un recetario de “como hacer proyectos”, sino más bien, como una guía útil para la elaboración de los mismos. El resto se hará con la virtud de detectar situaciones problemáticas, el deseo de satisfacer necesidades y el espíritu de lucha que debe existir en cada una de las personas.

Gracias

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Murúa Mario Fernando

Prof. en Cs. Jurídicas y Contables