Guía
Básica para constituir una Asociación Civil
¿Qué es una
Asociación Civil?
Cuando un grupo
de individuos se une con la intención de desarrollar actividades sociales,
comunitarias, culturales, o cualquier otra que tienda al bien común -sin
perseguir fines económicos-, queda constituida una simple asociación.
Ahora bien,
cuando esa agrupación establece por escrito ciertas reglas de funcionamiento,
distribuye roles y responsabilidades, especifica las tareas a las que se van a
dedicar y solicita ante un organismo del Estado (Inspección General de
Justicia) su reconocimiento como entidad jurídica (personería jurídica), esa
simple asociación pasa a convertirse en una verdadera Asociación Civil. En
síntesis, una asociación civil es una persona jurídica privada, constituida
por un conjunto de personas físicas (llamadas socios) que, con la debida
autorización del Estado, se unen para realizar actividades que tienden al bien
común. La característica que las distingue es que no persiguen una ganancia
comercial o económica; por ello es común que también se las denomine como
“Entidades civiles sin fines de lucro”.
¿Para qué sirve
constituir una asociación civil?
En primer lugar,
ayuda a organizarse mejor: se definen las funciones de cada uno, se
especifican los objetivos principales y secundarios, se establecen autoridades,
se fijan reglas de funcionamiento, etc. Todo eso fortalece la organización.
En segundo
lugar, una grupo de personas organizadas tienen mucha más fuerza que cada una
de ellas individualmente; de esta manera, se hace realidad aquel viejo refrán
que reza “LA UNION HACE LA FUERZA”.
Además, un
núcleo constituido y organizado suele atraer y entusiasmar a otras personas. De
esta manera, aumenta la participación, se afianza el compromiso de los
integrantes y crece la solidaridad social.
¿Por dónde
empezar?
Como primer
paso, es importante formar una COMISION con aquellos que están más
consustanciados con la idea y con los objetivos de la asociación, o con
aquellos que tienen más iniciativa o que se muestran más activos, o bien, con
quienes resultan más representativos.
Esta Comisión se
encargará, principalmente, de pensar y elaborar el proyecto de Estatuto,
de fijar una fecha y un lugar para realizar la Asamblea Constitutiva y
de llevarla adelante convocando a todos los potenciales miembros que quieran
integrar la asociación a crearse.
A pensar y
elaborar el Estatuto
El Estatuto es
el principal instrumento legal de la Asociación; es el contrato social
que rige la vida de la institución, y todos sus asociados están obligados a observarlo
y a cumplirlo. En él se fijan los propósitos de la entidad, las reglas de
funcionamiento de sus órganos internos, y los derechos y obligaciones de los
socios y de los directivos.
Ø Denominación de
la entidad.
Es decir el nombre que tendrá la institución y por la cual se la va a conocer
(por ejemplo Liga de Vecinos de Villa Pañuelito; Amigos de la Plaza “El
arbolito”; Biblioteca Popular “El Libraco”, etc.).
Ø Objetivos y
propósitos. Como
ya hemos dicho, el fin último de todas las asociaciones civiles es trabajar
para el bien común. Sin perder de vista esa finalidad ideal, el estatuto debe
fijar con precisión el objeto al que se va a dedicar, sin perjuicio de
describir, con amplitud y con criterio abarcativo, las tareas que se van a
desplegar en función del objeto.
Ø Los asociados. Se deben decidir
las distintas categorías de socios que tendrá la entidad, especificando los
requisitos, derechos y obligaciones, que se exigen para pertenecer a cada
categoría. En tal sentido, es común establecer una categoría de socios
activos o plenos (que son aquellos que tienen voz y voto y, por ende,
pueden elegir y ser elegidos), diferenciándolo de otra categoría, los socios
adherentes (que son los que tienen voz pero no voto). A su vez, puede
preverse una categoría de socios-cadete (los clubes deportivos suelen
adoptarla para incorporar a los menores de 18 años a las actividades de la
entidad); también, es posible establecer la categoría de socios vitalicios,
que habitualmente se utiliza como reconocimiento a aquellos socios que alcanzan
una determinada antigüedad, durante un lapso ininterrumpido de tiempo, para
eximirlos del pago de la cuota social, o de ciertos aranceles, o reducirles su monto;
los socios honorarios, son una categoría honorífica, normalmente
utilizada para agradecer o distinguir a aquellos socios que hayan prestados
importantes servicios a la asociación o que se destaquen por ciertas cualidades
personales. Por último, podemos incorporar la categoría de socios
benefactores, que serán aquellos que hayan aportado, por su propia
voluntad, una determinada contribución anual extraordinaria. Aclaremos, que no
es indispensable que la nueva asociación contemple todas las categorías
mencionadas sino que ello dependerá de las características de la entidad y, en
definitiva, de lo que decidan los socios fundadores.
Ø El domicilio. En el estatuto
no es necesario especificar la dirección donde va a funcionar la sede social,
sino que la mención al domicilio tiene que ver con la jurisdicción
territorial en la que va a funcionar la entidad (por ej. Con la
denominación de Liga de Vecinos de Villa Pañuelito, asociación civil, se
constituye el día 02 del mes de mayo de 2012, una entidad sin fines de lucro, con
domicilio legal en la Ciudad de Salta).
Ø Los órganos
sociales.
Las asociaciones civiles tienen tres órganos internos: 1) La Comisión o Junta
Directiva; 2) La Asamblea de socios; 3) la Junta Fiscalizadora o Comisión
Revisora de Cuentas. La Comisión Directiva (C.D.) tendrá a su cargo la
administración de la institución, y sus miembros son elegidos por la Asamblea. La
Asamblea es el órgano soberano de la entidad y está conformada por todos los
socios con voz y voto, aunque es posible admitir la participación de todos
aquellos que, según el estatuto, tengan solo derecho a voz. La Junta
Fiscalizadora (también puede denominarse Comisión Revisora de Cuentas) es el
órgano de contralor interno cuya función principal es supervisar y controlar la
administración de la entidad.
Ø Patrimonio. Para inscribir una asociación civil es
necesario declarar un patrimonio inicial. Si ya se cuenta con algún bien para
la entidad, debe hacerse un inventario firmado por Contador Público Nacional matriculado;
sino puede hacerse un deposito especial en dinero efectivo ante el Banco.
Ø Otros temas a
considerar. Al
momento de proyectar el estatuto es importante no olvidarnos de: a) Establecer
un régimen disciplinario para los asociados, b) Establecer con claridad el
sistema de elección de autoridades; c) Fijar una fecha para el cierre del
ejercicio contable; d) Prever la forma de liquidación y disolución de la
entidad.
Camino a la
Asamblea fundacional.
Con el proyecto
de estatuto ya listo, la Comisión debe llevar adelante la Asamblea
Constitutiva, que es el acto de nacimiento (fundacional) de la entidad. En la
fecha, hora y lugar preestablecidos, se dará comienzo a la reunión invitando a
todos los asistentes –que serán los socios fundadores- a elegir a un presidente
provisional, que será auxiliado por uno o dos secretarios –también provisorios-
al solo efecto de conducir la asamblea y cumplimentar el acto constitutivo. Es importante
tener un Libro de Actas (de esos de tapa dura,
rayadas y numeradas, que se adquieren en cualquier librería comercial);
hay que dejar en blanco la primera hoja, porque allí la IPJ va a fijar los
títulos y sellos, y recién en la segunda hoja se procederá a transcribir el
acta de la asamblea. Se admite, también, que el acta sea pasada a máquina (en
PC) en una hoja oficio –respetando los márgenes- y luego pegada sobre la
segunda página del Libro de Actas.
El acta
constitutiva debe confeccionarse siguiendo las siguientes pautas
1) Lugar y fecha
cierta de constitución;
2) Nomina
completa de los miembros presentes, que serán los socios fundadores;
3) La decisión
de constituir una asociación civil con la denominación propuesta.
4) La discusión
y aprobación del estatuto, cuyo texto puede formar parte del cuerpo del acta o
transcribirse por separado a continuación de la misma.
5) La elección
de las autoridades y su resultado, de conformidad con las estipulaciones
previstas para cada órgano en el estatuto aprobado;
6) La decisión
de solicitar la autorización para funcionar como persona jurídica, dejando
constancia de la o las personas que expresamente se autorizan para gestionar
los trámites pertinentes ante la IPJ, delegándoles facultades suficientes para
aceptar los cambios, correcciones o consejos que formule el Organismo estatal
al momento de analizar la documentación presentada.
7) La firma al
pie de todos los asistentes.
Obtenemos la
personería jurídica
Luego de un
cierto tiempo (entre 20 y 45 días), debemos ir a la IPJ a buscar el dictamen
(se consulta con el número de expediente que nos dieron en la Tarjeta). Este
dictamen, puede ser favorable o puede contener observaciones. En este último
caso, habrá que subsanar los errores observados o realizar las correcciones que
se nos indiquen. Esta tarea, la puede realizar la persona que expresamente autorizamos
en el acta de la asamblea constitutiva (¿se acuerdan?), a quien también le
conferimos la facultad de aceptar las modificaciones, indicaciones o
sugerencias que proponga la IPJ. Se procederá, entonces, a contestar las
observaciones realizadas consignando las modificaciones propuestas y, en su
caso, transcribiendo en su totalidad el / los artículo / s del estatuto en su
versión modificada.
De no existir
nuevas observaciones, la IPJ dictará una Resolución que otorga, finalmente, la
personería jurídica a la entidad, asignándole un determinado número. Es MUY
IMPORTANTE GUARDAR BIEN DICHA RESOLUCIÓN, y para cualquier gestión futura es
conveniente utilizar fotocopias certificadas.
Rubricamos los
Libros.
Una cosa más de
suma importancia. Todas las asociaciones civiles deben llevar, obligatoriamente,
los siguientes libros:
Ø El Libro de
Actas (que
ya inauguramos en la asamblea constitutiva) donde el secretario o el miembro de
la C.D. que corresponda deberá asentar lo que se discuta y resuelva en las
distintas Asambleas; y también se dejara constancia de las sesiones de C.D, y
de lo que allí se discuta y resuelva. Por razones de comodidad, o para un mejor
ordenamiento, pueden llevarse dos Libros de Actas, uno para Asambleas y el otro
para las reuniones de C.D, aunque en este caso el costo de su posterior rubrica
será mayor.
Ø El Registro de
Asociados,
donde se anotaran a cada uno de los socios, la categoría a la que pertenecen,
la fechas de ingreso y egreso (altas y bajas), cuotas pagas, amonestaciones,
suspensiones y cesantías, con una breve indicación de la causa que motivó la
sanción.
Ø El Libro de
Inventario y Balance,
en el que se incluirá la descripción exacta y completa del activo y pasivo de
la entidad conforme a cada ejercicio social.
Ø El Libro de Caja, donde quedaran
registrados todos los ingresos y egresos, y demás movimientos de fondos,
indicando en cada caso el concepto de entrada y salida. Estos libros pueden
adquirirse en cualquier librería comercial. Deben estar encuadernados y
foliados, y deberán ser rubricados por la IPJ.
Solo unos trámites más.
Ø Exención
impositiva. En
principio, las Asociaciones Civiles están exentas del impuesto a las ganancias,
en la medida que tales ganancias y su patrimonio social se destinen a los fines de su creación y en
ningún caso se distribuyan, directa o indirectamente, entre los socios. También,
están exentas del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A) los servicios prestados
por la Asociación Civil en la medida que se relacionen en forma directa con sus
fines específicos. De todos modos, para obtener la exención, es indispensable
acudir a una dependencia de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
MFM
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